Como receber currículos pelo WhatsApp sem bagunça

Para receber currículos pelo WhatsApp sem bagunça, você precisa de quatro coisas: etiquetas para saber em que pé está cada candidato, respostas rápidas para não digitar a mesma mensagem toda hora, uma pasta com regra de nome para os arquivos e o hábito de responder todo mundo.

Nada disso custa dinheiro. O WhatsApp Business é gratuito e já traz etiquetas e respostas rápidas. O que dá trabalho é a disciplina de usar tudo isso todo dia enquanto a vaga está aberta.

No fim do texto, você também vê onde esse método começa a falhar, para decidir quando vale trocar por outra forma de receber candidatos.

Comece pelo WhatsApp Business, num número da empresa

Se a loja ainda usa o WhatsApp comum, vale passar para o WhatsApp Business. Ele é feito para empresa e tem recursos que ajudam muito na contratação: etiquetas, respostas rápidas, mensagem de ausência e perfil com endereço e horário.

O ideal é que os currículos não caiam no seu número pessoal. Misturar candidato com família e fornecedor é o caminho mais curto para esquecer alguém. Se a empresa já tem um número de atendimento, use esse.

Deixe claro, na divulgação, que o currículo deve ir para aquele número. Quando cada funcionário passa o próprio contato, os arquivos se espalham por vários celulares e ninguém sabe quem recebeu o quê.

Use etiquetas para cada etapa

Etiqueta é uma marcação colorida que você coloca na conversa. Com ela, basta filtrar para ver só quem está em determinada etapa. Crie etiquetas com o nome da vaga e da etapa, assim:

• Caixa – recebido: o currículo chegou e ainda não foi lido.
• Caixa – separado: parece bom, vale chamar.
• Caixa – entrevista marcada: já tem dia e hora combinados.
• Caixa – não seguiu: não atende ao que a vaga pede ou desistiu.
• Contratado: fechou.

Se houver duas vagas abertas ao mesmo tempo, repita o padrão com o outro cargo. Parece exagero, mas é o que evita a cena clássica: o gerente jura que respondeu a candidata, e a conversa está lá, parada, sem resposta.

Marque a etiqueta no momento em que abrir a conversa. Deixar para depois é o mesmo que não marcar.

Crie respostas rápidas para o que se repete

Resposta rápida é um texto salvo que você chama com um atalho, em vez de digitar tudo de novo. Na contratação, quatro mensagens resolvem quase todas as situações. Copie e ajuste:

Confirmação de recebimento

Oi, [nome]! Recebemos seu currículo para a vaga de [cargo] na [nome da loja]. Vamos analisar todos até [dia] e damos retorno por aqui, combinado?

Quando falta informação

Oi, [nome]! Obrigado pelo interesse na vaga de [cargo]. Para seguir, pode me mandar seu currículo em PDF ou foto e dizer em qual bairro mora e se tem disponibilidade [aos sábados / no horário da noite]?

Convite para entrevista

Oi, [nome]! Gostamos do seu currículo para a vaga de [cargo]. Pode vir conversar com a gente no dia [dia], às [hora], na [endereço]? É só procurar por [nome do responsável]. Me confirma por aqui, por favor.

Quando não seguiu

Oi, [nome]! Obrigado por se candidatar à vaga de [cargo]. Desta vez seguimos com outra pessoa, mas vamos guardar seu contato para as próximas oportunidades. Boa sorte!

Com o atalho salvo, responder uma pessoa leva segundos. Só troque o nome e confira o cargo antes de enviar.

Salve os arquivos numa pasta com regra de nome

O WhatsApp não é arquivo. Conversas somem quando alguém limpa o celular, troca de aparelho ou apaga uma conversa sem querer. Por isso, salve cada currículo fora dele.

Crie uma pasta no computador ou no Google Drive chamada “Currículos” e, dentro dela, uma subpasta por vaga. Depois, use sempre a mesma regra para nomear os arquivos:

[cargo]_[nome e sobrenome]_[bairro]_[data em que chegou]

Com esse padrão, a lista fica em ordem e você acha qualquer pessoa pela busca do computador. O “curriculo_final.pdf” que tanta gente manda vira um arquivo que você reconhece de cara.

E quando não vem arquivo?

Muita gente manda foto do currículo em papel, um texto corrido na conversa ou até um áudio. Faça assim:

• Foto: salve a imagem com a mesma regra de nome.
• Texto na conversa: copie para um arquivo de texto e salve na pasta.
• Áudio: responda pedindo os dados por escrito, com a resposta rápida de informação faltando.

Reserve um horário fixo do dia, como o fim do expediente, para passar tudo para a pasta. Fazer aos poucos, no meio do atendimento, é onde as coisas se perdem.

Responda todo mundo, inclusive quem não vai seguir

Candidato sem resposta continua mandando mensagem. Pergunta se você recebeu, manda o currículo de novo, liga. Isso toma mais tempo do que responder de uma vez.

Além disso, quem se candidata também é cliente, mora no bairro e conversa com os vizinhos. Um “não” educado deixa uma imagem bem melhor do que o silêncio.

Com as respostas rápidas prontas, responder todo mundo vira rotina: confirmação quando chega, convite para quem segue, agradecimento para quem não segue. Quando fechar a vaga, avise também quem ainda estava esperando.

Os limites de receber currículos pelo WhatsApp

O método funciona bem para poucas vagas e pouco volume. Ele começa a falhar quando:

• Chega gente demais: uma vaga bem divulgada pode lotar o celular em poucos dias, e etiquetar conversa por conversa vira um trabalho à parte. Em época de pico, como na contratação de temporários para o Natal, isso acontece rápido.
• Mais de uma pessoa decide: o dono, o gerente e o encarregado não enxergam as mesmas conversas, a não ser que o celular passe de mão em mão.
• Falta filtro: não dá para perguntar antes se a pessoa pode trabalhar no fim de semana. Você só descobre depois de ler e conversar.
• Fica difícil comparar: cada currículo vem num formato diferente, e você não vê os candidatos lado a lado.
• Os dados ficam espalhados: currículo tem dados pessoais. O celular de um funcionário, misturado com fotos e conversas, não é o lugar certo para guardar.
• O histórico some: quem se candidatou no ano passado está perdido numa conversa antiga, e se a pessoa manda de novo, você não lembra.

Se a sua contratação esbarra em vários desses pontos, o problema não é falta de organização. É o WhatsApp sendo usado para algo que ele não foi feito para fazer.

Resumo

• Use o WhatsApp Business num número da empresa, não no pessoal.
• Marque cada conversa com uma etiqueta de vaga e etapa.
• Salve quatro respostas rápidas: recebido, falta informação, entrevista e não seguiu.
• Passe os currículos para uma pasta com regra de nome, todo dia.
• Responda todo mundo, até quem não vai seguir.

Quando o volume passa do que o celular aguenta, dá para manter o WhatsApp só para divulgar. No Link da Vaga, você manda o link da vaga no WhatsApp e cada currículo cai no painel, separado por vaga, sem lotar o celular da loja.

O candidato não precisa criar conta e recebe confirmação na hora, quem não atende ao que a vaga pede aparece sinalizado e, para falar com alguém, você chama no WhatsApp com um toque. Se fizer sentido para você, publique sua vaga no Link da Vaga.